VERGİ USUL KANUNU VE TÜRK TİCARET KANUNUNA GÖRE TUTULMASI VE TASDİKİ ZORUNLU DEFTERLER VE TASDİK ZAMANLARI
 
1- GİRİŞ
Mükelleflerin defter tutma yükümlülüğü, tacir sıfatının kazanıldığı andan itibaren başlamaktadır. Vergi mükelleflerinin, gelir ve giderlerini vergi kanunlarında belirtilen şekilde kanuni defterlere, usulüne uygun olarak ve belirlenen zaman içinde kaydetmeleri kanuni bir zorunluluk olmakla beraber, tacirlerin işletmeleri hakkında bilgi edinmesi, veri oluşturması ve karar süreçlerinde bu verileri ticari hayatta kullanması için gerekli ve zorunludur. Yani 

Abdullah Ekinci Mali Müşavir
 
 
 
tacirlerin defter tasdik ve kayıt tutmaları kanunen zorunlu olmakla beraber işletmenin piyasa koşullarında sağlıklı yönetmek için de zorunluluk arz etmektedir.
Bu makalemizin konusu Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu çerçevesinde kimler defter tutmakla mükellef ve defter tasdik zamanları dır.
2- KİMLER DEFTER TUTMAK ZORUNDADIR VE TUTMASI GEREKEN DEFTERLER
Vergi Usul Kanunu Madde–172 Aşağıda yazılı gerçek ve tüzel kişiler bu kanunun esaslarına göre defter tutmaya mecburdurlar:
1- Ticaret ve Sanat erbabı
2- Ticaret şirketleri
3- İktisadi kamu müesseseleri
4- Dernek ve Vakıflara ait iktisadi işletmeler.
5- Serbest Meslek Erbabı
Olan mükellefler defter tasdik ettirmek ve tutmak zorundadırlar.
Türk Ticaret Kanunu Madde 66 derki Her tacir, ticarî işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak münasebetlerini ve her iş yılı içinde elde edilen neticeleri tespit etmek maksadıyla, işletmesinin mahiyet ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri ve bilhassa, diğer kanunların hükümleri mahfuz kalmak üzere, aşağıdaki defterleri Türkçe olarak tutmaya mecburdur.
1. Tacir hükmi şahıs ise yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve karar defteri ,
2. Hususi hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticarî şekilde işletilmek üzere devlet, vilayet, belediyeler gibi amme hükmi şahısları tarafından kurulan ve hükmi şahsiyeti bulunmayan ticarî işletmeler ile dernekler tarafından kurulan ticarî işletmeler ve bunlara benzeyen ve hükmi şahsiyeti olmayan diğer ticarî teşekküller, karar defteri hariç yukarı ki bentte yazılı defterleri ,
3. Tacir hakiki şahıs ise karar defteri hariç olmak üzere birinci bentte yazılı defterleri veya işletmesinin mahiyet ve önemine göre sadece işletme defteri ,
4. Zirai kazançlar gerçek usulde, işletme ve bilânço esasına göre tespit olunur. Çiftçi işletme defteri, çiftçilerin zirai kazançlarının işletme hesabı esasına göre belirlenmesinde tutulur.
Tacirlerin işletmeleriyle ilgili işler dolayısıyla aldıkları mektup, yazı telgraf, fatura, cetvel, senet gibi vesika ve kâğıtlarla ödemelerini gösteren vesikaları ve yazdığı mektup yazı ve telgraf namelerin kopyalarını ve mukaveleleri, taahhüt ve kefalet ve sair teminat senetleri ve mahkeme ilamları gibi belgeleri muntazam bir tarzda dosya halinde saklamaları mecburidir.
3- VERGİ USUL KANUNU MADDE 182 BİLÂNÇO ESASINA GÖRE TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLER:
1-Yevmiye defteri;
2-Defteri Kebir (büyük defter)
3-Envanter Defteri (mevcudat ve muvazene defteri)
4- Anonim şirketlere mahsus olmak üzere (TTK md.326) Pay Sahipleri Defteri, Umumi heyet zabıtlarının yazılmasına mahsus, idare meclisi toplantı ve müzakerelerinin yazılmasına mahsus (idare meclisi kararlar defteri)
4- VERGİ USUL KANUNU 193 MADDE İŞLETME HESABI ESASINDA TUTULACAK DEFTER:
1- İşletme Hesabı defteri.
5- VERGİ USUL KANUNU 210 MADDE SERBEST MESLEK ERBABININNIN TUTACAĞI DEFTER:
1- Serbest Meslek kazanç defteri

6- VERGİ USUL KANUNU 213 MADDE ZİRAİ KAZANÇLARDA İŞLETME DEFTERİ:
1- Çiftçi İşletme Defteri

7- VERGİ USUL KANUNU 220. MADDESİNE GÖRE HANGİ DEFTERLER TASDİKE TABİDİR
Aşağıda yazılı defterlerin bu bölümdeki esaslara göre tasdik ettirilmesi mecburidir.
1- Yevmiye ve envanter defterleri
2- İşletme Defteri
3- Çiftçi İşletme defteri
4- İmalat ve istihsal vergisi defterleri (basit istihsal vergisi defteri dahil)
5- Nakliyat Vergisi Defteri
6- Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri
7- Serbest meslek kazanç defteri
8- Karar Defteri
Bu kanunla cevaz verilen hallerde yukarıda yazılı olanların yerine kullanılacak olan defterler de tasdike tabi tutulur.
8- VERGİ USUL KANUNU 221. MADDE TASDİK ZAMANI
Vergi usul kanununda yazılı defterleri kullanacak olanlar, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdurlar:
1- Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda; (aralık)
2- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda.
3- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler, işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde.
4- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce
9- VERGİ USUL KANUNU 222. MADDE TASDİKİ YENİLEME
Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığı'nca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

10- TÜRK TİCARET KANUNU’NA GÖRE DEFTER TASDİK ZAMANLARI

Türk Ticaret Kanunu’na göre tacir sıfatına sahip gerçek ve tüzel kişiler tarafından bilanço ya da işletme hesabı esasına göre tutulan defterlerin hem açılış hem de kapanış tasdiki zorunludur.

Yevmiye defterinin, yeni yılın en geç Ocak ayı sonuna kadar notere gösterilip son işlemin altına noterce “görülmüştür” şerhi yazılarak mühürlenip tasdik edilmesi gerekmektedir. Envanter defterinin de en geç Mart ayı sonuna kadar tamamlanarak notere gösterilmesi ve aynen yevmiye defterinde olduğu gibi tasdik ettirilmesi gerekir.

Vergi Usul Kanununda ticari defterlerin kapanış tasdiklerinin yaptırılması gerektiğine dair herhangi bir hüküm yer almamıştır. Bu nedenle kapanış tasdikinin yaptırılmaması VUK yönünden re’sen takdir nedeni sayılmamaktadır. Buna karşılık Ticaret Kanunu açısından o defter delil olarak ispat gücünü yitirmiş olmaktadır.

11- KANUNİ DEFTERLERİN SÜRESİNDE TASDİK ETTİRMEMENİN SAKINCALARI

Kanuni defterlerin belli edilen sürelerde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezasının uygulanmasını gerektirir. Tasdiki zorunlu olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin yaptırılmamış olması birinci derecede usulsüzlük cezasını gerektirmektedir. Diğer yandan kanuni sürenin sonundan başlayarak bir ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler tasdik ettirilmemiş sayılmaktadır. Bu nedenle zamanında yapılmayan defter tasdikleri ayrıca re’sen takdir nedenlerinden biridir.

VUK’ta belirtilen sürelerin sonundan başlayarak bir ay içinde yapılacak tasdikler geçerli sayılmakla beraber ikinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin tasdiki yeniletmemeleri (ara tasdiki yaptırmamaları) durumunda ise birinci derecede usulsüzlük cezası uygulanacağı gibi re’sen takdire de gidilebilecektir.

12- TASDİKİ ZORUNLU DEFTERLERİN TASDİK MAKAMI
VUK’na göre, defterler, işyerinin, işyeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, tarafından tasdik olunur. Serbest bölgelerde faaliyet gösterenlerin bu bölgelerdeki faaliyetleri için tutacakları defterler ise serbest bölge müdürlüklerince onaylanır.

17.06.2003 tarihinden bu yana ticari defterlerin, anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilme imkanı da bulunmaktadır.

13- SONUÇ

Vergi mükelleflerinin VUK’na paralel olarak kanuni defterlerini tasdik ettirmek ve gerekli kişi ve makamlara ibraz etmek zorunlulukları bulunmaktadır. Tasdik işlemi belirlenen sürede yapılmayan veya tasdik yenilenmesi gerçekleştirilmeyen defterler tutulmamış sayılmaktadır. Kanuni şekline ve esasına uygun olarak tutulan defterler aynı zamanda ispat aracı olmaktadır. Tasdiksiz defterlerin ise ispat aracı olarak kullanılması mümkün değildir.

Uygulamada bazı meslek mensuplarının özellikle kapanış tasdiklerini göz önüne almadıkları dikkat çekmektedir. Ancak yukarıdaki temel nedenlerden dolayı ileride problem yaşamamak adına defter tasdiklerine dikkat etmek son derece önemlidir.
 

Abdullah Ekinci

Serbest muhasebeci mali müşavir